Blokhuisplein Leeuwarden: vertrouwen als pijler voor een succesvol bouwteam

Vier teamleden van het bouwteam Herinrichting Blokhuisplein schrijven een blog over hun visie op een succesvolle samenwerking in bouwteam. Aan het woord in de eerste blog: Adriaan Boers van Royal Haskoning DHV.

Eind 2016 schakelt gemeente Leeuwarden Royal HaskoningDHV in als adviseur bij de herinrichting van het Blokhuisplein. Genoeg uitdagingen in maakbaarheid, uitvoering en de opleverdatum van krap een jaar later. Wat ontstaat, is een bouwteam ‘nieuwe stijl’, waarin partijen in goed vertrouwen samen de ontwerp- én uitvoeringsfase doorlopen.

Met als eindresultaat een prachtig, nieuw Blokhuisplein, waarin de culturele en artistieke concepten intact zijn gebleven ondanks de hobbels en wijzigingen die zich bij een bouwtraject van dit formaat onherroepelijk voordoen.

De sleutel tot succes?

Het vertrouwen en commitment binnen het bouwteam

Het succesvolle bouwteam kan alleen slagen als er onderling vertrouwen is. Klinkt logisch. Maar hoe ‘bouw’ je aan een bouwteam dat hetzelfde gedachtengoed nastreeft en bereid is om boven alles de samenwerking voorop te zetten?

In het geval van Blokhuisplein zijn dat vijf bouwstenen:

1. Transparantie bij de leden

De gemeente Leeuwarden en Royal HaskoningDHV hebben in de contractvoorbereidingsfase gekozen voor een volledig transparant bouwteam. Kenmerkend voor dit model: er is een gedeelde verantwoordelijkheid voor beslissingen en budgettering. Hierdoor ontstaat alle ruimte voor een innovatieve en efficiënte projectmatige aanpak én het delen van kennis en vaardigheden wordt vanzelfsprekend.

2. Individuele kwaliteiten, maar gedeelde verantwoordelijkheid

Bij de Project Startup waren bouwer Koninklijke Oosterhof Holman, Gemeente Leeuwarden, Royal HaskoningDHV en specialisten van overige partijen betrokken. Met de Analytical Competence Tool zijn vervolgens de talenten van elk bouwteamlid in beeld gebracht, zodat ieder zonder belemmeringen de taak op zich kon nemen die bij hem of haar paste.

De onderlinge samenwerking verliep soepel. Zo soepel, dat besloten is ook de uitvoering in dit bouwteam te houden. Bovendien was er vertrouwen genoeg om direct door te gaan. Geen bestek dus, en daarmee een besparing in tijd en geld. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het slagen van het project is altijd gedeeld binnen het bouwteam, zodat het niet op de schouders van het individu zou rusten.

3. Stuurgroep

Om te zorgen dat het bouwteam zich primair kon focussen op het inrichten van het Blokhuisplein binnen de tijds-, kwaliteits- en financiële ambitie, is de stuurgroep ingericht. Zaken waar het bouwteam niet uitkwam en die daarmee de randvoorwaarden van het project bedreigden, werden aan de stuurgroep voorgelegd. Door deze gelaagdheid – het bouwteam als kernteam, backoffice-specialisten om op terug te vallen en escalatie naar de stuurgroep – bleef elke partner in zijn rol.

Neem het conceptontwerp en de eventuele financiële risico’s die hierin zaten. Dit ging naar de stuurgroep voor een go of no-go advies. Door het verleggen van de eindverantwoordelijkheid naar de stuurgroep, bleven de leden in het bouwteam naast elkaar werken, in plaats van tegenover elkaar.

4. Open boekhouding

Appels met appels vergelijken, kan alleen als het budget en alle netto kosten volledig inzichtelijk zijn. Om tot een collectieve controle over de projectfinanciering te komen, waren verborgen kosten niet toegestaan. De boekhoudingen zijn opengesteld voor elkaar, waardoor duidelijk was wat veranderingen in de bouw voor gevolgen zouden hebben voor de budgetten. Deze openheid van zaken stimuleerde het bouwteam om in oplossingen te gaan denken. De uitkomst: overeenstemming over de kosten van het plan, zonder lange en vervelende discussies over geld.

5. Menselijke maat

Elke vergadering van het bouwteam begon met een ‘check in’: een persoonlijk rondje langs de bouwteamleden over hun gesteldheid die dag. Hoe zit jij vandaag aan tafel, zijn er zaken die je dwarszitten of juist zaken die je blij stemmen? Want een team drijft op de personen en hun onderlinge samenwerking. Een slechte dag bij een van de leden, kon op deze manier ondervangen worden door de rest van het team.

De succesformule

De persoonlijke(re) aanpak en verregaande openheid werkten door in veel aspecten van het bouwproces. Het genoemde risico van budgetoverschrijding is uiteindelijk door alle partijen gedragen, maar door de voortreffelijke samenwerking bleef het project toch binnen budget. Waar normaliter contractdiscussies, nieuwe onderhandelingen en oponthoud zouden ontstaan, waren partijen nu bereid om samen naar een oplossing te zoeken voor ‘hun’ gedeelde project.
De successen van dit project:

• Een zo kort mogelijke bouwtijd met minimale hinder voor de omgeving en een adequate verkeersafwikkeling;
• Een plein met een bijzondere artistieke uitstraling gebouwd naar de wensen van deelnemende kunstenaars;
• Uitstekende respons op de manier van communiceren met de omgeving (bewoners, bedrijven) over de uitvoering;
• Realisatie binnen de projectraming (tijd en budget).

Vertrouwen is slechts 1 van de 4 pijlers voor een succesvol bouwteam nieuwe stijl. Ben je benieuwd naar meer voorbeelden uit de praktijk én de andere drie pijlers?

Op 23 maart is de officiële opening van de nieuwe Blokhuispoort. Onderdeel hiervan is het symposium Bouwteam Blokhuisplein waarin Royal HaskoningDHV, gemeente Leeuwarden, Mandaad, Koninklijke Oosterhof Holman en OHPEN Ingenieurs hun tips voor een succesvol bouwteam delen.