16 May 2019
Tijdens de tweede bijeenkomst van Betekenisvol Aanbesteden speelden de deelnemers de interactieve game Balans© aan de Purpose Tafel in Leek bij Ohpen Ingenieurs. We kwamen samen tot mooie inzichten rondom een casus die we vanuit het Klimaatakkoord komende tijd veel vaker gaan tegenkomen. Lees hieronder de hoogtepunten en adviezen om betekenisvol aan te kunnen besteden.
De casus kwam van de Hanzehogeschool Groningen. Zij vroegen ons na te denken hoe om te gaan met het energieneutraal maken van al hun vastgoed voor 2025. Een voortvloeisel uit het landelijke Klimaatakkoord. Het gemengde gezelschap van opdrachtgevers vanuit gemeente en provincie, inkoopadviseurs, studenten en een docent van de minor inkoopmanagement gingen aan de slag met de vraag:
Hoe koop je al je vastgoed energieneutraal in op een goede en betekenisvollle manier met weinig verstand van de materie?
Onder leiding van Marleen van der Ziel van Onlanders ging de groep aan de gang om deze politieke doelstelling naar de praktijk te vertalen. De echte winst van de sessie werd al snel duidelijk:
“We spreken in korte tijd vanuit verschillende perspectieven creatief over het optimale proces; over hoe je concreet aan de slag kan gaan met een complexe opgave. Zonder meteen te verzanden in de oplossingen zelf. Waardevol. Beginnen met het doel, dan volgt vanzelf de oplossing.”
Aan de hand van de vragen op de spelkaartjes gaat de groep als eerste een heuse battle over de randvoorwaarden aan. Als asset owner krijg je vanuit het Klimaatakkoord ineens een andere rol op het moment dat al je vastgoed CO2-neutraal moet worden. Je wordt namelijk een soort energiecentrale. Voorheen was de enige prikkel het studentenaantal, nu ineens ook de energieprestatie van je vastgoed. Dit vraagt een principiële discussie binnen het College van Bestuur (CvB) over de rol die je als hogeschool hebt en over de spelregels en randvoorwaarden waar de asset owner voortaan aan moet voldoen.
Veel randvoorwaarden zijn erfenissen uit het verleden (“Dat doen we altijd al zo, dus we blijven het zo doen.”). Hoe meer randvoorwaarden je kunt loslaten, hoe meer oplossingsmogelijkheden er ontstaan, afhankelijk van de acceptatiegraad.
Maak zo een hele lijst randvoorwaarden bij je uiteindelijke opdrachten en raadpleeg daarmee de markt, docenten en studenten. Laat hen als vorm van marktconsultatie aangeven waar ze het meeste last van hebben en wat je kunt weglaten. Achterhaal daarmee het ‘waarom’ van allerlei randvoorwaarden en genereer ideeën. Een helder eerste advies van de groep:
“Ga met die input in gesprek met het CvB en krijg zo helder wat de toekomstige rol en opdracht van de asset owner is.”
Het is duidelijk dat de vereiste expertise voor deze transitie naar energieneutraal vastgoed nog niet allemaal aan tafel zit. Al snel ontstond er een flinke lijst: van financiën, aannemers en energieadviseurs voor utiliteit en de energiemarkt tot trendwatchers, subsidieadviseurs, juristen, communicatie-experts en procesbegeleiders.
“Het gevaar zit in de complexiteit. Houd het simpel!”
Aan het eind van het spel spraken we over de benadering van de opdracht. Moet het zo snel, groot of toch zo kleine mogelijk aanbesteed? De unanieme mening is dat het pand voor pand in de markt zetten van opdrachten funest is voor innovatie. Aan de andere kant wil je niet in een te vroeg stadium de hele opdracht vergeven en dan kapitaalvernietiging plegen door innovaties die nu nog niet zijn voorzien.
Het meest logisch lijkt het om de opdracht op te knippen in een serie behapbare brokken. Zo krijg je op de korte termijn actiebereidheid en op de lange termijn kan de hogeschool innovaties meepikken. Als de hogeschool moedig is, kiest het voor de benadering om in één keer een groot budget beschikbaar te stellen. Selecteer daarbij de partij die het beste kan garanderen dat budget binnen een bepaalde periode terug te verdienen met de gerealiseerde besparingen. Goed en transparant partnerschap, learning by doing en een langere doorlooptijd zijn daarbij voorwaarden om maximaal te innoveren. Het slotadvies:
“Vraag in een marktconsultatie aan de markt wat zij qua voorwaarden nodig hebben om een goede aanbieding te kunnen doen.”
Claim nu je plek aan de Purpose tafel op 19 juni in Leek! Het event begint om 12.00 uur inclusief lunch en we sluiten af rond 16.00 uur.
Tijdens de derde Purpose tafel van Betekenisvol aanbesteden komt Erick Wuestman zijn wervelende verhaal houden en deelt met ons zijn inzichten rondom de nieuwe aanbestedingsvorm Rapid Circular Contracting.
Daarnaast delen de studenten van de minor inkoopmanagement van de Hanzehogeschool hun onderzoeksresultaten. Zij onderzoeken de mogelijkheden van pre-concurrentiële marktdialoog onder het mom van ‘minder contract, meer contact’.
